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Organizar un gran evento no es nada sencillo. Hay cientos de cosas a tener en cuenta para que el evento sea un grandísimo éxito (que es lo que queremos). En esta entrada de nuestro blog vamos a daros una serie de pautas para seguir antes, durante y después del evento para conseguir el éxito. Organizar un gran evento no es nada sencillo. Esperamos seros de ayuda.

Antes del evento

Antes de plantear el evento, hay que tener claras diversas cosas. La primera es la fecha y el lugar del evento. Tendremos que elegir una fecha idónea para su desarrollo y la máxima asistencia de nuestro público objetivo, además de un lugar adecuado que pueda albergar a toda esa gente.

Otra cosa muy importante es desarrollar un presupuesto de gastos para el propio evento. El planteamiento debe de ser buscar un equilibrio entre el gasto que vamos a hacer y los beneficios que podremos obtener de el, ya sean económicos, a nivel de marca, etc. En el presupuesto tienen que constar los gastos básicos como el alquiler del lugar del evento, un posible catering, la infraestructura necesaria, carteles promocionales y técnicos necesarios. Una opción interesante y recomendable es buscar patrocinadores para el evento para aliviar el gasto inicial que tendrá nuestro gran evento.

Una vez tengamos claro el presupuesto del que disponemos, es necesario comenzar con la lista de invitados. Elegir a los invitados que asistirán a nuestro evento y enviarles una invitación (que debería llevar el logo de la empresa) y rogarles confirmación de su asistencia es fundamental para poder tener claro ciertas cosas como volumen de sillas a alquilar, catering, etc.

Y una vez tengamos todo lo anterior preparado, llega el momento de la promoción del evento. Hay muchas formas de promocionar tu evento, aunque las más sencillas y efectivas son las promociones online. Puedes crear una Landing Page específica de tu evento en la que informes de todo lo referente al evento. También puedes hacer promoción del evento en las redes sociales de la empresa. Otra posible forma de hacerlo es colaborar con algún blogger para que hable de nosotros y de nuestro gran evento. Hay muchísimas posibilidades para promocionar nuestro evento y darlo a conocer. Recomendamos que elijas un hastag fácil de recordar y que lo difundas en la promoción del evento.

Durante el evento

Una vez lo tengamos todo listo, sería muy importante realizar una reunión previa para aclarar las jerarquías de responsabilidad de los colaboradores o trabajadores para que no se cometan errores en las órdenes o posibles contradicciones entre varios miembros. En un evento de estas características son muchas las variables a controlar y cualquier fallo de planificación puede ocasionar un desastre que eche a perder todo el trabajo previo. Puedes realizar un diagrama con los responsables de cada área y las personas que están a su cargo y repartírselos para que vean totalmente claro la estructura organizativa del evento. También te recomendamos que realices un informe de las actividades de cada trabajador durante el evento

Es fundamental también hacer un ensayo del evento, preferiblemente 1 o 2 días antes del mismo para que todos los encargados lo tengan lo más fresco posible en el momento clave (y de paso tú también sepas quien tiene claro su papel y quien no). Además, este ensayo servirá para resolver posibles dudas.

Con estas pautas ya hemos respondido a la pregunta ¿Cómo organizar un evento? Pero aún nos quedan algunos consejos que daros para que vuestro evento sea sin lugar a dudas todo un éxito.

Si has difundido correctamente el hastag del evento, durante el evento debes de potenciarlo para intentar ser trending topic, cosa difícil pero no imposible. Destaca el hastag en todo el recinto del evento ya sea en pancartas, carteles, pantallas, etc. De esta forma los invitados los usarán en sus redes sociales. Organiza algún  sorteo entre los asistentes y anuncia los ganadores en las redes sociales con el hastag.  También puedes hacer emisiones en directo del evento usando el hastag. Es importante que haya una persona específicamente encargada de las redes sociales y de retwittear todo lo que se publique con nuestro hastag para intentar alcanzar el objetivo del trending topic. Estas acciones darán una enorme publicidad al evento sin duda.

Después del evento

Una vez el evento haya terminado es hora de ver los resultados obtenidos de el. Lo primero que se debe hacer es enviar una encuesta de satisfacción a los invitados para conocer su opinión sobre lo ocurrido. Recomendamos que la encuesta sea online, facilita mucho la respuesta del usuario.

Y si quieres mantener la moral de tus colaboradores alta, debes dedicar algo de tiempo a felicitarles por su enorme dedicación y esfuerzo para el éxito del evento, ya sea durante la despedida del evento o mediante redes sociales. El trabajo duro merece felicitación.

Por último, haz un reporte sobre el impacto de tu evento en las redes sociales. Ya sea retwitts, espectadores de la retransmisión en vivo, interacciones o me gustas, etc… Con estos datos podrás tener claro el impacto que ha tenido tu evento en Internet.

Hasta aquí nuestra entrada como organizar un evento y no morir en el intento. Esperamos que os sea de utilidad.